merciboku

In het kort: leerlingen oefenen bij merciboku onder een schuilnaam. De echte-namenlijst van de leerkracht blijft op het toestel van de leerkracht en komt nooit op onze servers. We tonen geen reclame en verkopen nooit gegevens.

Wie is verantwoordelijk?

merciboku (contact: info@merciboku.be) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gratis site en de ouderaccounts. Voor klassen (abonnement per klas, aangemaakt door een leerkracht) is de school de verwerkingsverantwoordelijke en treedt merciboku op als verwerker; met scholen sluiten we daarvoor een verwerkersovereenkomst af (op te vragen via info@merciboku.be).

Welke gegevens verwerken we, en waarom?

• Gratis oefenen: geen account, geen naam, geen e-mailadres. Je instellingen, munten en voortgang staan enkel in je eigen browser en komen nooit op onze servers. Wat we wél bijhouden, zijn dagtellers: per dag tellen we op hoeveel mensen de site openden, welke oefeningen afgemaakt werden, hoe vaak iemand botst op iets dat een account vraagt, hoe vaak er eigen leerstof ingesteld wordt, en hoe vaak er op een uitnodiging geklikt wordt. Het gaat om een vaste lijst van soorten en telkens om niet meer dan een aantal per dag — er staat niets bij over wie je bent of welk toestel je gebruikt. Stuur je zelf een melding, of loopt er iets technisch mis, dan gaat er wél meer mee; dat lees je verderop bij "Meldingen en tellers".
• Ouderaccount (gezin, tot 4 kinderen): het e-mailadres en wachtwoord van de ouder (om in te loggen, voor wachtwoordherstel en voor de jaarlijkse betaling), per kind een naam die de ouder zelf kiest (een voornaam of schuilnaam — een schuilnaam volstaat), de leerstofinstellingen, munten/spelvoortgang en oefenresultaten per kind. Kinderen loggen in met de gezinscode + hun naam, zonder e-mailadres. Doel: oefenen op elk toestel en de voortgang per kind bijhouden.
• Klas-leerlingen: een schuilnaam uit een vaste lijst (nooit de echte naam), een pincode (enkel als versleutelde hash) en oefenresultaten, gekoppeld aan de klas. Inloggen gebeurt met de schoolcode + klascode. Doel: de leerkracht laat leerlingen oefenen en volgt hun voortgang op. Er wordt géén echte naam, e-mailadres of ander identificerend gegeven van het kind op onze servers bewaard.
• Leerkrachten: e-mailadres en wachtwoord (inloggen), een naam als je die zelf opgeeft (optioneel — voor mails en meldingen), klassen, taken en leerstofinstellingen.
• Wachtwoord vergeten: je vraagt een herstelmail aan met je e-mailadres. Die mail vertrekt bij Supabase (EU) en bevat een link en een code die één uur geldig blijven. De herstelpagina bewaart zelf niets en wist de sleutel meteen uit je adresbalk.
• Herinneringsmail na de proefperiode: loopt de proefperiode van een leerkrachtaccount af, dan sturen we eenmalig een e-mail met de vraag of je wil verdergaan. Onderaan die mail staat een uitschrijflink; wie zich uitschrijft, krijgt zulke mails nooit meer. We versturen ze via Brevo, een Europese maildienst (die ziet enkel het e-mailadres en de voornaam).
• Laatste activiteit: van klas-leerlingen, gezinskinderen, leerkrachten en ouders bewaren we wanneer ze laatst actief waren. Dat veld wordt bij elk bezoek bijgewerkt en overschrijft zichzelf: er staat dus één datum, geen lijst van bezoeken. Doel: de leerkracht of de ouder ziet wie al aan de slag is, en wij kunnen accounts en abonnementen opvolgen. Van de oefeningen zelf houden we wél per resultaat bij wanneer ze gemaakt zijn — dat staat hierboven bij de leerlingen beschreven.
• Betalingen: verlopen via Mollie. Wij zien nooit je kaart- of rekeninggegevens; we bewaren enkel de betaalstatus en de vervaldatum van het abonnement.
• Facturatie (scholen): vraagt een school een factuur aan, dan verwerken we de schoolnaam, de naam van de contactpersoon, e-mailadres(sen) — eventueel dat van de administratie — het ondernemingsnummer en het aantal klassen. Facturen versturen we elektronisch (Peppol) via ons boekhoudplatform; boekhoudstukken bewaren we zolang de wet dat vereist.

AI-functies

Leerkrachten (en ouders met een actief account, met een maandelijkse limiet) kunnen oefenzinnen en -teksten laten genereren. Daarbij sturen we uitsluitend woordenlijsten, werkwoorden en grammatica-onderwerpen naar de AI-dienst — nooit namen, schuilnamen of resultaten van leerlingen. Dat is een harde regel in onze code.

Wie eigen woordenlijsten laat inlezen uit een pdf- of Word-document: dat document blijft op je eigen computer — de browser haalt er zelf de tekst uit en alleen die tekst gaat naar de AI-dienst om er woordparen uit te halen. Het resultaat zie en keur je zelf goed vóór het bewaard wordt.

Meldingen en tellers

Wie via het 🐞-knopje iets meldt, stuurt zijn bericht mee met wat technische context: de pagina, de siteversie, de schermgrootte en een grove aanduiding van de browser (bijvoorbeeld "Chrome 128 · Android"). Is er een laatste opgave, dan gaat die mee — de vraag, het antwoord dat je gaf, het juiste antwoord, en of het juist of fout gerekend werd. Meld je vanaf het startscherm, dan is dat de laatste opgave van de pagina waar je vandaan komt, met de naam van die pagina erbij. Werk je aan een taak of een toets, dan gaat de titel daarvan mee. Meld je vanuit een klas, dan de klasnaam; meld je vanuit Ma Ville, dan de stand van je stad. Een e-mailadres bewaren we alleen als je het zelf invult omdat je antwoord wil. Ons antwoord verschijnt bij datzelfde knopje; dat gesprek hangt aan je bestaande account of klaslidmaatschap — er wordt niets extra over je bewaard.

Loopt er iets technisch mis, dan stuurt de site automatisch een foutmelding: de foutboodschap, de pagina, de siteversie, een grove aanduiding van de browser, en het foutspoor — de bestandsnamen en regelnummers van onze eigen code. Geen webadres, geen naam, geen account, geen invoer van de gebruiker. Zo'n automatische melding is nooit gekoppeld aan een leerling. De pagina waar je een nieuw wachtwoord instelt stuurt er helemaal geen.

Om te zien hoeveel mensen op dit moment aan het oefenen zijn, stuurt je browser om de paar minuten een signaal met een willekeurig sessienummer. Dat nummer wordt aangemaakt zodra je een pagina opent, blijft in het geheugen van dat ene tabblad en verdwijnt wanneer je het sluit. Het is geen cookie, het volgt je niet van het ene bezoek naar het andere, en het zegt ons niets over wie je bent. Op onze server ruimen we die nummers elk kwartier op; ze blijven nooit langer dan een uur staan.

Onderleveranciers (sub-verwerkers)

• Supabase — database en accounts (servers in Frankfurt, Duitsland).
• Netlify — website-hosting en serverfuncties.
• Mollie (Nederland) — betalingen.
• Anthropic — AI-tekstgeneratie en het automatisch nakijken van woordenlijsten die een leerkracht of ouder importeert of laat controleren (enkel leerstof: Franse woorden en hun vertaling, nooit leerlinggegevens).
• ElevenLabs — omzetten van gegenereerde teksten naar audio (enkel de tekst zelf).
• Dexxter (België) — boekhouding en facturatie (enkel de facturatiegegevens van scholen).
• Brevo (EU) — verzending van herinneringsmails (enkel e-mailadres en voornaam van leerkracht-accounts).

Netlify, Anthropic en ElevenLabs zijn Amerikaanse diensten; de gegevens die zij zien blijven beperkt tot wat hierboven per dienst beschreven staat (nooit leerlinggegevens), onder de gangbare Europese doorgiftewaarborgen (standaardcontractbepalingen).

Hoe lang bewaren we gegevens?

Resultaten van klas-leerlingen. Bij de overgang naar een nieuw schooljaar beslist de leerkracht per leerling: die blijft in de klas, verhuist mee naar een andere klas, of wordt verwijderd. Bij verwijderen verdwijnen zowel het klaslidmaatschap als de resultaten. De leerkracht kan daarnaast in één beweging de taken, de resultaten en het klassement van de oude klas opruimen. Verhuist een leerling, dan gaan zijn schuilnaam, pincode, munten en Ma Ville mee; zijn oude resultaten blijven bij de oude klas. Omdat de school verwerkingsverantwoordelijke is voor klasgegevens, ligt die keuze bij de school — wij wissen niets uit onszelf.

Ouderaccounts. Een ouderaccount en de gegevens van de kinderen erin verwijderen we op verzoek van de ouder — mail info@merciboku.be.

AI-functies. Van elke AI-opdracht houden we bij welk account ze gaf, wanneer, en welk soort het was (woordenlijst, zin, tekst, audio of lijstcontrole). Dat hebben we nodig voor het maandelijkse tegoed en voor de afrekening met de school. Van een lijstcontrole bewaren we daarnaast de naam die de leerkracht of ouder aan de lijst gaf, hoeveel woorden erin zaten, hoe lang ze duurde, of ze gelukt is en hoeveel opmerkingen ze opleverde. De woorden zelf, de gegenereerde tekst en het resultaat bewaren we niet, en er gaan nooit leerlinggegevens in. Die logboeken worden vandaag nog niet automatisch opgeruimd.

Meldingen. Automatische foutmeldingen wissen we na 30 dagen. Een melding die je zelf stuurde blijft staan zolang ze niet afgehandeld is, en verdwijnt 30 dagen nadat ze afgehandeld werd — of later, als het gesprek dan nog loopt. Wordt een leerling of een klas verwijderd, dan verdwijnen de meldingen van die leerling meteen mee.

Tellers. De dagtellers bevatten alleen aantallen en geen gegevens over personen; die blijven bewaard. De sessienummers van de "nu online"-teller ruimen we elk kwartier op; ze blijven nooit langer dan een uur staan.

Als er iets misgaat

Een datalek is elk incident waarbij persoonsgegevens verloren gaan, gewijzigd worden of in verkeerde handen komen — door een fout, een technisch probleem of een aanval.

Stellen we zoiets vast, dan onderzoeken we het meteen en nemen we de nodige maatregelen. Gaat het om gegevens van klassen, dan verwittigen we de betrokken school zonder onnodig uitstel en uiterlijk binnen 48 uur na vaststelling, zodat de school haar eigen meldplicht kan nakomen. We bezorgen daarbij wat er gebeurd is, welke gegevens het betreft, hoeveel mensen geraakt zijn, wat we ondernomen hebben en wie je kan contacteren.

Gaat het om de gratis site of om ouderaccounts, dan melden wij zelf aan de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur, en verwittigen we de betrokkenen als het lek een hoog risico voor hen inhoudt.

Vermoed je zelf een lek of een zwakke plek? Mail naar info@merciboku.be. We nemen elke melding ernstig en antwoorden binnen twee werkdagen.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering en overdracht van je gegevens, en je kan een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be). Mail ons op info@merciboku.be — we antwoorden binnen 30 dagen. Voor gegevens van klas-leerlingen neem je contact op met de school (die is verantwoordelijke); wij helpen de school daar uiteraard bij.

Beveiliging

Alle verkeer verloopt via https. Pincodes van leerlingen worden enkel als hash bewaard. Toegang tot klasgegevens is per leerkracht afgeschermd in de database zelf (row level security). Na herhaalde foute pincodes wordt een schuilnaam tijdelijk geblokkeerd.

Wijzigingen

Bij belangrijke wijzigingen aan deze verklaring melden we dat op de site en (voor accounts) via e-mail. Laatste update: 22 september 2026.